O zarządzaniu czasem, czyli wpis dla mojej mamy! Część II

Jeśli po przeczytaniu poprzedniego wpisu wiemy już, na czym upływa nam czas, jakie działania chcielibyśmy wyeliminować, a jakie wprowadzić - pora na garść konkretnych wskazówek. Jak to zrobić, żeby więcej było w naszym życiu pożądanych przez nas aktywności? 

Zanim zaczniecie czytać dalej, uprzedzam, że nie odkryję w tym tekście Ameryki. Jeśli szukacie skomplikowanych technik i metod zarządzania czasem, to obawiam się, że Was rozczaruję! Jeśli jednak lubicie proste i sprawdzone sposoby, to zapraszam do lektury. Być może weźmiecie ode mnie coś dla siebie :-)

Po pierwsze: wysypiaj się!

Nie, nie żartuję! Mogłoby się wydawać, że najprostszym sposobem na "wydłużenie doby", jest skrócenie czasu przeznaczanego na sen... lecz niestety, nic bardziej mylnego. Nie wiem, jak to jest, że niektórzy "zarobieni" wciąż próbują robić więcej i więcej kosztem snu. Przecież niewyspanie w oczywisty sposób powoduje, że jesteśmy w ciągu dnia mniej skoncentrowani, trudniej nam konstruktywnie myśleć, uczyć się i zapamiętywać. Widzicie ten paradoks? Próbujemy wydłużyć dzień, poprzez skrócenie czasu snu - a w efekcie jesteśmy dużo mniej wydajni, niż gdybyśmy jednak się wyspali.

Co więcej, niedobór snu wpływa na całe nasze życie i różne jego sfery - nie tylko upośledza nasze zdolności poznawcze (postrzeganie, koncentracja, pamięć, logiczne myślenie), ale też powoduje zaburzenia nastroju, spowolnienie reakcji, obniżenie motywacji, a nawet spadek odporności. Co ciekawe, niedostateczna ilość snu może przyczyniać się do powstawania otyłości (źródło)!

W obliczu tego wszystkiego kiepskie zarządzanie czasem wydaje się być najmniejszym problemem - tak więc, Moi Drodzy, zadbajmy o dobry sen!

Po drugie: twórz listy zadań

Przygotowanie listy rzeczy do zrobienia, to chyba najprostsza metoda na bardziej efektywne wykorzystanie swojego czasu. Zwłaszcza, jeśli zdarzają Ci się takie dni, kiedy niby masz parę godzin dla siebie, ale jednak upływają one na niczym, pomimo snujących się wcześniej po głowie pomysłów, jak można by ten czas spędzić w konstruktywny sposób.

Według mnie genialną receptą na takie dni jest NAPISANIE listy zadań. Nie wiem jak u Was, ale mnie nie zawsze wystarczy mieć plan w głowie. Dopiero po przelaniu moich pomysłów na papier niejako przestawiam się na "tryb wykonywania zadań" i pojawia się u mnie jakiś specyficzny rodzaj motywacji, aby "odhaczyć" wszystko, co jest na liście.

Jak przygotowuję swoją listę?

1. Przede wszystkim zazwyczaj zapisuję zadania wieczorem, na kolejny dzień. Staram się znaleźć przed zaśnięciem chociaż chwilę, aby zastanowić się czego rzeczywiście chcę i co jestem w stanie zrobić następnego dnia. Dzięki takiemu zaangażowaniu zazwyczaj już od samego rana jestem nastawiona na działanie.

2. Zapisuję pojedyncze czynności, zwłaszcza, jeśli mam do zrobienia jakieś duże, wymagające zadanie. Na przykład zamiast "popracować", napisałabym "poprawić prezentację" i/lub "odpisać na maile". Chodzi o to, aby lista zawierała konkretne działania oraz aby znalazły się na niej punkty na tyle nieskomplikowane, aby stosunkowo łatwo było się za nie zabrać (prościej jest zmotywować się po kolei do przystępnych czynności - na przykład do mycia okien, odkurzenia dywanów, itd., niż do całego, dużego zadania, typu: "posprzątać cały dom").

3. Zapisuję wszystko, co chcę zrobić danego dnia - z uwzględnieniem rzeczy krótkich i bezproblemowych, a także takich, które mają przynieść mi relaks i odpoczynek. Niestety doświadczenie mi podpowiada, że jeśli czegoś nie zapiszę, to może się później okazać, że albo o tym zapomniałam, albo nie starczyło mi na to czasu.

4. Zazwyczaj przygotowuję listę na konkretny dzień, ale w przeszłości zdarzało mi się też mieć listy zadań na cały tydzień. Jeśli lista jest rozbudowana, grupuję poszczególne zadania, i/lub oznaczam te najważniejsze/najpilniejsze. To, co zostało już wykonane - wykreślam.

5. Najlepiej sprawdza się u mnie lista zapisana odręcznie w zeszycie/na kartce papieru, jednak zdarza mi się też przygotować taki zbiór zadań w notatkach/kalendarzu w telefonie.

Jeśli nie masz w zwyczaju tworzyć list, zachęcam do spróbowania. Już samo rozpisanie poszczególnych działań angażuje nas na tyle, że łatwiej jest podjąć kolejne kroki w kierunku ich ukończenia. Ponadto taki zapis daje jasny obraz tego, co właściwie chcemy zrobić, a uwzględnienie konkretnych czynności pomaga lepiej przewidzieć ile czasu potrzebujemy na wykonanie każdej z nich. Natomiast jeśli chodzi o wykreślanie ukończonych zadań - mnie daje to wrażenie produktywności, przez co rośnie moja satysfakcja i motywacja do podejmowania kolejnych działań.

Trudno Ci się zmotywować? Planuj i przygotuj harmonogram działań

Kolejne, po liście zadań, co warto zapisać, to plan/harmonogram działania na kilka dni do przodu. U mnie działa to zwłaszcza w sytuacjach, kiedy "chciałabym iść w tym tygodniu dwa razy na siłownię", ale z dnia na dzień przekładam takie wyjście na dzień kolejny... znacie to? ;-) Niestety często jest tak, że kiedy postanowimy zrobić coś "w wolnym czasie" - to ostatecznie tego czasu nigdy nie znajdujemy.

W takich sytuacjach bardzo pomaga mi przygotowanie harmonogramu - w którym nie tylko planuję jakie działania podejmę, ale też od razu określam na nie konkretną porę. I nie ma znaczenia, że niektóre dni wyglądają w nim tak prosto, że aż wydaje się to głupie (6.00 - pobudka, 7.00-15.00 praca, 15.30-17.30 siłownia) - kluczowe jest tu nastawienie się (i zapisanie!), że w te oto dni, choćby się waliło i paliło, w moim grafiku jest wpisana siłownia, więc właśnie wtedy pójdę poćwiczyć. Podobnie można zaplanować sobie czas na pracę, naukę, hobby - grunt, aby nasz plan był konkretny i realistyczny (możliwy do wykonania!).

Nie wiem, czy u Was będzie podobnie, ale ja obserwuję ogromną różnicę w mojej motywacji, kiedy właśnie w ten sposób zaplanuję i zapiszę niektóre aktywności. Zachęcam do spróbowania i do podzielenia się swoim doświadczeniem :-)

Nadal się nie udaje? Zamień działanie w nawyk!

Moi Drodzy, przed nami wyższa szkoła jazdy! 

Nawyki to takie zautomatyzowane czynności, nad którymi wcale się nie zastanawiamy. Nawyk jest wtedy, kiedy robimy coś bezwiednie, niemal bez udziału świadomości. To może być robienie kawy tuż po przyjściu do pracy, sięganie po telefon w wolnych chwilach, albo obgryzanie paznokci. Nawyki mogą być dla nas korzystne, a mogą być szkodliwe - i sztuką jest umiejętność zamiany tych niedobrych nawyków, na bardziej konstruktywne.

Nawyki można wprowadzić do niemal każdej dziedziny życia - mogą one dotyczyć np. nauki, sportu, odżywiania. Według mnie najważniejsze, co trzeba wiedzieć o tworzeniu nawyków, to że należy zacząć od działań możliwie najprostszych (takich, które nie sprawią nam trudności) - nie zakładaj od razu, że spędzisz godzinę dziennie na medytacji, lecz zacznij od dwóch minut dziennie.

Druga ważna rzecz: nawyki to konkretne czynności. Zamiast "pouczę się angielskiego", zaplanuj "przeczytam dwie strony książki po angielsku".

I jeszcze jedna sprawa: nowy nawyk powinna poprzedzać jakaś aktywność, którą wykonujemy regularnie. Z biegiem czasu zakończenie takiej czynności stanie się impulsem dla rozpoczęcia naszego nowego nawyku (oznacza to, że nowy nawyk możemy wprowadzić na przykład: zaraz po obudzeniu się, tuż po zjedzeniu śniadania, bezpośrednio po powrocie do domu, i tak dalej).

Oczywiście nie wyczerpałam tematu... o nawykach napisano już całe książki i bardzo zachęcam Was do zaznajomienia się z tym obszernym zagadnieniem - budowanie nawyków jest bowiem prostym i skutecznym sposobem, na wprowadzenie pozytywnych zmian w naszym życiu. 

Jak medytacja pomaga mi w organizacji czasu?

Wiemy już, że Mindfulness może ułatwić nam zarządzanie naszym czasem, gdyż będziemy to robić bardziej świadomie. Chciałabym jednak zwrócić też dodatkowo uwagę, na moje odczucia związane z tym, w jaki sposób medytacja pomaga mi w tym zakresie.

To co pierwsze przychodzi mi do głowy, to momenty kompletnej demotywacji - kiedy na przykład wracam po pracy do domu i nie mam zupełnie na nic ochoty. W takich chwilach staram się zmobilizować, żeby chociaż pomedytować... i zazwyczaj ma to spory, pozytywny wpływ na moje samopoczucie - do tego stopnia, że pojawia się poczucie "oprzytomnienia" i wraca chęć do życia i do działania.

Drugim rodzajem sytuacji, kiedy pomaga mi medytacja, są chwile, gdy mam do zrobienia sporo rzeczy, i zaczynam się motać w swoich własnych działaniach, nie do końca wiedząc, za co się najpierw zabrać. Gdy w takich okolicznościach dam sobie dosłownie 5-10 minut na medytację, w mojej głowie pojawia się dużo bardziej klarowny obraz sytuacji i wyłania się plan, co najlepiej zrobić po kolei.

Ostatnie, o czym chcę tutaj wspomnieć, to jak medytacja działa na mnie przy wykonywaniu zadań o wyższym poziomie złożoności - takich jak na przykład pisanie artykułów na bloga. Przelanie swoich myśli na "papier" w taki sposób, aby wpis był spójny i zrozumiały, jest dla mnie dość wymagające. Zdarza się, że jeden akapit przearanżowuję nieskończoną ilość razy, bo wciąż nie potrafię znaleźć dla niego wystarczająco dobrej formy. I przy takich sprawach medytacja pomaga w podobny sposób, jak "przespanie się z problemem" - czyli: nie wiem jak to zrobić dobrze, mam dość na dziś, idę zająć się czymś innym; medytuję - i znikąd przychodzi mi do głowy dużo lepsze sformułowanie jakiejś myśli, niż zapisane do tej pory. Oczywiście nie zawsze tak jest - ale tego typu "olśnienia" zdarzają się na tyle często, że uważam, że warto o nich wspomnieć.

Kochani, mam wrażenie, że napisałam ogromną ilość tekstu - a jednocześnie, że zaledwie dotknęłam tematu. Czy jest coś, co wydaje Wam się niejasne? A może warto byłoby coś jeszcze dodać? Jeśli macie swoje własne sposoby na ujarzmienie czasu - podzielcie się! :-)